ده ابزار قدرتمند برای ثبت ایده ها

آ

یا شما روش یا استراتژیی برای ثبت ایده ها در موقع اتفاق افتادن آنها دارید؟ اگر جواب منفی است پس باید داشته باشید! ایده ها فکرهای زودگذری هستند که بدون هیچ گونه اطلاع قبلی از ذهن ناخودآگاه شما می جوشند و سپس به همان سرعت ناپدید می شوند و شاید هیچ گاه دیگر به خاطرتان نیاید.

چارلز کیو (Charles Cave) که متخصص خلاقیت است می گوید: "ایده ها در اطراف شما هستند و آنها می توانند خیلی سریع ظاهر یا ناپدید شوند. باید نسبت به دنیای اطرافتان دریافت پذیر باشید. زمان هایی اتفاق می افتد که شما بخشی از یک گفتگو را می شنوید و یا یک علامت جالبی می بینید. اگر که شما آن فکر را ثبت نکرده باشید در چندین دقیقه از بین خواهد رفت. تصور کنید که ایده های شما مانند پروانه هایی هستند که به بیرون پرواز می کنند. شما به یک تور احتیاج دارید تا آنها را بگیرید و نگذارید فرار کنند."

خوشبختانه، ایده ها را می توان به آسانی گرفت و ثبت کرد. ابزار های زیادی در دسترس شما وجود دارند که از آنها می توانید برای ذخیره کردن تفکرات و ایده هایتان استفاده کنید. در اینجا 10 تا از رایج ترین و موثرترین آنها به همراه فواید و نقایصشان آمده است.

1. دفتر یادداشت
دفتر ها یکی از بهترین راه های ثبت ایده های هستند و احتمالا رایج ترین ابزار این کار می باشند. این ها همچنین دارای تاریخچه موفقیت آمیزی هستند مثلا لئوناردو داوینچی و توماس ادیسون از بزرگ ترین معتقدان این روش بودند که صدها دفتر را با ایده هایشان در طول عمر خود پر نمودند.

بعضی از مردم هستند که دفترهای خط دار را ترجیج می دهند به ویژه اگر که بخواهند لغات را یادداشت کنند. دیگران که خلاق ترند صفحات بی خط را ترجیح می دهند و آنگاه خواهند توانست تا ترکیبات مختلفی از لغات، طرح ها و تصاویر را ثبت کنند. یکی از محصولات منحصر به فردی که هر دو نوع لغت و طرح را در بردارد Beinfang notesketch نام دارد که دفتری فنری شده است شامل صفحاتی با مناطق خط دار و بی خط.

فواید:
دفترها قالبی انعطاف پذیر و قابل حمل دارند. همچنین می توان به سرعت از آنها برای ثبت ایده ها استفاده نمود. برخلاف کامپیوتر ها که چندین دقیقه طول می کشد تا بعد از روشن شدن آماده کار شوند، دفتر ها بلافاصله آماده ثبت ایده های شما هستند.

نقایص:
اگر که قابلیت نقل و انتقال بالا برای شما مهم است دفترها مانند بقیه ابزار ثبت کننده مفید نخواهند بود. به علاوه این امکان وجود ندارد که به آسانی در دست نوشته ها جستجو کنیم، که این موجب می شود کاربرد آنها برای ثبت مقدار زیادی از ایده ها محدود شود.

2. همیارهای شخصی دیجیتال یا PDAها
PDAها یکی از روش های مورد علاقه من برای ثبت ایده هایم هستند. من همیشه یک H-P iPaq با خودم حمل می کنم. هر دفعه که اندیشه ای سر می زند می توانم از iPaq برای نوشتن هرچه سریع تر آن و یا کلمات کلیدی آن استفاده کنم. سپس بعد از اینکه PDAام را به لپ تاپ (Laptop) شخصی ام متصل کردم خواهم توانست که ایده هایم را عمیق تر کنم.

فواید:
کامپیوترهای دستی مانند iPaq و Palm بسیار قابل حمل نقل هستند. بر خلاف برخی دیگر ابزارهای ثبت کننده، PDA ها را طوری طراحی می کنند تا به راحتی در جیب شما جای گیرد. هنگامی که آنها را روشن می کنید آماده هستند تا به کار ثبت پرداخته شود. آنها مانند کامپیوتر های معمولی مدت طولانی برای شروع احتیاج ندارند. یکی از بزرگ ترین مزیت های این روش آنست که ثبت الکترونیکی ایده ها باعث می شود که عمل جستجو خیلی راحت تر از روی کاغذ انجام گیرد.

نقایص:
PDA ها برای ثبت لغات خیلی مناسبند اما در مورد ایده هایی که تصویر دارند ضعیف می باشند. همچنین، از آنجا که بیشتر PDAها به یک قلم سوزنی خاص برای برای وارد کردن نوشته ها نیاز دارند، پس نوشتن با دست خط ناخوانا باعث توقف جریان خلاقیت شما می شود. در آخر، یک PDA از گران ترین ابزارها برای ثبت ایده هستند، اما به نظر من ارزش سرمایه گذاری را دارند.

3. کارت های شاخص
من سال ها از این روش استفاده کرده ام و در مورد خودم خیلی خوب جواب داد. کارت های شاخص بادوام هستند و حمل تعدادی از آنها آسان است و بدین ترتیب می توانید تقریبا در هرکجا ایده تان را ثبت کنید. همچنین، هرگاه که تعدادی از ایده ها را روی کارت های شاخص ثبت کردید می توانید آنها را روی یک میز پخش کنید، حرکت دهیدشان و ایده های مرتبط را گروه کنید. یا اینکه با ترکیبات اتفاقی کارت ها باعث تحریک ایده های دیگری شوید.

فواید:
کارت های شاخص کوچک هستند، بادوام و قابل حمل. همچنین، برای ثبت لغات و تصاویر به یک اندازه مناسب می باشند. آنها ارزان قیمت هم هستند و تقریبا هرجا می توانید آنها را بخرید.

نقایص:
برای اینکه از این سیستم ثبت ایده استفاده بیشتری ببرید، احتیاج است که ایده ها یتان را از روی کارت های کاغذی شاخص دار به یک فرم الکترونیکی مانند یک پردازشگر لغت انتقال دهید. این به خاطر آنست که کارکردن با ایده ها در یک فرم دیجیتال آسان تر است. اما هنگامی که شما مقادیر زیادی از کارت های شاخص را جمع آوری می کنید خواهید فهمید که پیدا کردن زمانی برای رونویسی آنها یک چالش بزرگ است. این برای من اتفاق افتاده است و همان دلیلی است که باعث شد دیگر از این روش برای ثبت ایده هایم استفاده نکنم.

4. ضبط صوت
ضبط صوت یکی از موثرترین ابزارهای ثبت ایده هاست. شرکت های متعددی انواعی از آنها را ساخته اند که قادرند در جیب شما جای بگیرند. هر وقت که ایده ای آمد شما می توانید ضبط را به سرعت در بیاورید و ثبتش کنید. حتی می توانید اگر در نصفه های شب ایده ای سراغتان آمد یا اینکه تازه از خواب بیدار شده باشید آن را ثبت کنید. البته با این فرض که در آن موقع بتوانید واضح حرف بزنید!

فواید:
ضبظ صوت ها خیلی کوچک و قابل حمل هستند پس شما می توانید آن را هر جا که خواستید ببرید.

نقایص:
با استفاده ار این روش، ایده ها به صورت صوت ذخیره می شوند. برای نتیجه بهتر باید آنها را روی یک ورق یا داخل پایگاه اطلاعاتی کامپیوتری تان رونویسی کنید که زمان بر است. یک راه امکان پذیر اینست که ضبط صوت دیجیتال بخرید که می تواند صدایتان را به کامپیوتر انتقال دهد و سپس با نرم افزار های تشخیص صدا مانند Dragion Naturally Speaking یا IBM’s ViaVoice به نوشته تبدیل شوند.

5. ذهن نگاشت
ذهن نگاشت، که خود شما می توانید آن را دست کنید و یا از برنامه های نرم افزاری مانند MindManager یا Inspiration استفاده کنید، از بهترین راه های ثبت ایده است. این به خاطر آنست که آنها کار خارق العاده ای به صورت نفوذ در قدرت کاری مغز شما را انجام می دهند. همچنین، به این دلیل که شما ذهن نگاشت تان را تنها با کلمات کلیدی پر می کنید، برای انتقال ایده ها از مغزتان به یک صورت قابل لمس راهی سریع و موثر خواهد بود. ذهن نگاشت ها یکی از راه های پرقدرت و ثابت شده هستند که می توانند ایده ها و اطلاعات را با مردم دیگر به اشتراک بگذارند. به علاوه، آنها فقط وسیله نیستند بلکه زمینه هم هستند که نشان می دهند بین ایده هایتان چه ارتباطاتی وجود دارد.

فواید:
ذهن نگاشت به راحتی قابل یاد گیری هستند و راهی سریع و سهل برای ثبت ایده های شما به صورت قالبی سرگرم کننده مجازی می باشند.

نقایص:
ذهن نگاشت اصلا مانند بقیه ابزارهایی که تا اینجا مرور شدند مثل کارت های شاخص، PDA یا ضبط صوت قابل حمل نیستند.

6. پیغام صوتی به خود
یکی دیگر از روش های ساده ولی موثر برای ثبت ایده ها اینست که پیغام صوتی برای خودتان بگذارید. به عبارت دیگر، شما ایده خود را برای صندوق پستی صوتی تان می خوانید، همان طور که مشتری یا همکارتان برایتان می گذارد. اگر که مداد یا خودکار نداشته باشید یا هیچ وسیله دیگری برای ثبت در دست نباشد این تکنیک خیلی عالی است.

فواید:
این تکنیکی است که بیشتر تاجران نوعی از آن را استفاده می کنند مانند گوشی های همراه. اما در اینجا استفاده خلاقانه ای از آن شده است. این تکنیک را هر جایی که تلفن در دسترس باشد می توانید به کار گیرید.

نقایص:
وقتیکه ایده تان را به یک پیغام گیر می دهید تنها راهی که می توانید از آنها استفاده کنید اینست که آنها را بنویسید یا در کامپیوتر تایپشان کنید. همچنین شما همیشه دسترسی فوری به تلفن ندارید تا بتوانید ایده خود را در صندوق صوتیتان ثبت کنید.

7. فچ
یکی از چیز هایی که همیشه در اتاق های کنفرانس تمام دنیا پیدا می شود فچ است. این را مرتبا به عنوان یک ابزار برای ثبت ایده ها در نشست های طوفان ذهنی گروهی و دیگر انواع جلسات به کار می برند. این وسیله کارش را خیلی خوب انجام می دهد که اعضای تیم را قادر می سازد تا به سرعت ایده هایشان را ثبت کنند و ایده های بقیه را ببینند. یکی از دیگر کاربردهایی که شاید به ذهنتان نرسد اینست: چرا یک فچ در اداره خود نداشته باشید آنهم درست نزدیک میز کارتان و در دسترس برای اینکه هرگاه ایده ای آمد ثبت شود. اندازه و محل برجسته اش به شما کمک می کند که ایده هایتان را جلوی خود داشته باشید. همچنین برای ثبت ایده ها در طول یک جلسه کوچکِ دو سه نفره خیلی مناسب است.

فواید:
استفاده از فچ ها خیلی راحت است، نسبتا کم قیمت هستند و متعلقات کمی دارند. (همه ی چیزی که احتیاج دارید یک فچ است و چند نشانه گذار رنگی). سرعت ثبت ایده ها خیلی خوب است. این تکنیک یک راه خیلی موثر برای تشویق همکاری در گروه ها است که شرکت کننده می توانند ایده های جدید را بر روی آنهایی که از قبل در فچ نوشته شده بنویسند.

نقایص:
میزان تأثیر استفاده از یک فچ برای ثبت ایده ها ممکن است خیلی به شخصی که برای نوشتن انتخاب می شود بستگی دارد. برخی اوقات اگر که گروه شروع کند و ایده های زیادی را تولید کنند نویسنده نمی تواند به سرعت کافی آنها را بنویسد. همچنین یک نویسنده کم تجربه ممکن است ایده ها را همانطور که ارائه می شوند ننویسد. به دلیل محدودیت فضا، یک توصیف 20 لغتی از ایده ارزشمند، در فچ به 3 الی 4 لغت تبدیل می شود. یا اینکه نویسنده می تواند هنگام نوشتن، آن را مطابق میل خودش بنویسد. در نتیجه، برخی از نکات ظریف ایده ممکن است در این فرایند گم شود.

به خاطر اندازه تقریبا کوچک فچ ممکن نیست که آن را در جلسات بزرگ تر به کار برد چون از فاصله 20 فوتی خواندن کلمات سخت می شود و یا هنگامی که ایده های زیادی وجود دارند کاربردی نیست. اگر هر ورق که کامل شد را به دیوار اتاق کنفرانس نزنیم تا همه ببینند آنوقت ایده ها هنگامی که ورق دیگری را برای نوشتن می آوریم دیده نخواهند شد. شما می توانید بر این مشکل فائق آیید. به این صورت که یک نرم افزار ذهن نگاشت با یک لپ تاپ و پروژکتور بیاورید تا هر وقت ایده ای مطرح شد نویسنده به سرعت آن را در ذهن نگاشت ثبت کند که روی پرده نمایش هم نشان داده خواهد شد و همه خواهند دید. همه ایده ها روی صفحه قابل مشاهده خواهند بود و این یک مزیت بزرگ نسبت به فچ ها است.

در آخر، کسی مجبور است که همه این ایده های نوشته شده را به صورت الکترونیکی تبدیل کند که اگر ایده های زیادی بوده باشد زمان بر است. همچنین این امکان وجود دارد که کسی که می خواهد ایده ها را منتقل کند در طول این فرایند اشتباهاتی هم مرتکب شود.

8. کاغذ های بلوکی
این بلوک ها، کاغذ های بازیافت شده هستند که به صورت لوله های بزرگ درمیآیند. می توان آنها را به صورت نوار های بلند افقی به دیوار میخ کرد. بر خلاف فچ که فضای محدودی برای ثبت ایده ها دارد، یک نوار بزرگ کاغذ بلوکی برای شما فضایی زیادی ایجاد می کند که ایده ها را بنویسید. برخی شرکت ها این کاغذ ها بلوکی را به دیوار های راهرو آویزان کرده اند تا کسانی که عبور می کنند تشویق شوند مسئله را بخوانند و ایده هایشان را بنویسند. این استراتژی خوبی است تا کارکنان بیشتری را برای تولید ایده درگیر کنیم.

فواید:
کاغذ های بلوکی بخوبی می توانند مقدار قابل توجهی از ایده ها را در خود جای دهند چون که پرده خیلی بزرگی دارند و تمامی کارهای قبلی را نیز می توان رویت نمود که می تواند ایده های جدیدی را شروع کند. وقتی که تیم شما ایده پردازی طوفان ذهنی را کامل کردند شما می توانید با استفاده از خال های رنگی، کارکنان را برای رای دادن به ایده هایی که بیشتر دوست دارند وادار کنید.

نقایص:
بلوک های کاغذی همه ی محدودیت های ثبت کننده های کاغذی را دارند: برای به اشتراک گذاشتن ایده های تولید شده، کسی باید آنها را دیجیتال کند. همچنین لوله های این کاغذ ها خیلی قابل حمل نیستند که استفاده پذیری آنها را به عنوان ابزار شخصی ثبت کننده ایده محدود می کند. به خاطر اندازه شان، قدرت واقعی آنها فقط برای کارهای گروهی مناسب است.

9. خودکار و دفتر یادداشت جیبی
این تکنیک یکی دیگر از روش های مورد علاقه من است. در طول سال ها، من از انواع مختلفی از خودکار و دفترچه های جیبی استفاده کرده ام. چونکه آنها به راحتی در جیب جای می گیرند.

فواید:
خودکار و دفترچه جیبی خیلی به ویژگی های ایده ال یک ابزار ثبت کننده ایده نزدیک هستند: بسیار قابل حمل هستند و به راحتی در جیب جای می گیرند یعنی که برای بردن آن به هر جا که بخواهید مشکلی نیست.

نقایص:
همانند بقیه ابزار های کاغذی، احتمالا شما می خواهید که دست نوشته هایتان را به صورت دیجیتالی ذخیره کنید. همچنین بسته نوع دفترچه ای که می خواهید استفاده کنید صفحات ممکن است پاره شوند یا آسیب ببینند. بدتر از آن، صفحه های شل ممکن است گم شوند که موجب می شود دنباله مسیر یک نوشته مهم یا ایده تان از بین رود.

10. بانک ایده
این دستگاه ثبت ایده شامل همه ابزار هایی می شود که می توانید برای ذخیره کردن ایده هایتان در یک جای امن استفاده کنید: هر چیزی از قبیل جعبه ای برای کارت های شاخص تا برنامه های نرم افزاری مثل اکسس ماکروسافت. فایده این روش اینست که تمامی ایده های شما را در یک جا نگه می دارد که در آینده بتوانید به راحتی آنها را بازیابی کنید. حتی کارت های شاخص می توانند به موضوعات عمومی تقسیم شوند یا به نوع ایده. یک بانک ایده به شما امکان می دهد به سرعت تمام ایده هایتان را جستجو کنید که این وقتی صدها یا هزار ها ایده داشته باشید مزیت بزرگی به حساب میآید.

فواید:
برای اکثر ایده های خودتان بهترین کار اینست که آنها را سازمان دهی کنید و سهل الوصولشان نمایید. چرا که هیچ وقت نمی دانید چه موقع یک ایده ای را که 6 ماه قبل نوشته اید ممکن است هفته آینده به دردتان بخورد. یک بانک ایده زمان شما را صرفه جویی می کند چون امکان جستجو را فراهم می آورد و پیدا کردن ایده ای که یک هفته پیش یا یک سال پیش آمده است را بهبود می بخشد. نرم افزارهایی مانند InfoSelect خیلی قدرتمند هستند چونکه شما را قادر می سازند ایده هایتان را به صورت الکترونیکی در یک قالب متنی آزاد ذخیره کنید و سپس جستجو بر حسب کلمات کلیدی روی آن انجام می گیرد.

نقایص:
برای بهترین بهره وری شما باید خیلی منظم باشید و ایده هایتان را سازمان یافته ذخیره کنید.

نتیجه گیری
همان طور که می توانید ببینید، ابزار ها و تکنیک های زیادی وجود دارند که می توانید برای ثبت ایده هایتان استفاده کنید. برخی به صورت انفرادی مناسب است در حالی که برخی دیگر مناسب تیم ها است. بعضی از آنها احتیاج به متعلقات و سرمایه کمتری دارند در حالی که بعضی دیگر پیچیده هستند. اما همه آنها یک هدف مشترک دارند: تا به شما کمک کنند ایده های زودگذرتان را ثبت کنید تا در آینده از آنها بهره ببرید.
پیشنهاد من اینست که هر کدام از این تکنیک ها را که می توانید امتحان کنید و تعیین کنید که کدام برای شما مناسب تر است و آنها را به عنوان بخشی از فهرست خلاقیت خود نگه دارید.